Comment bien gérer la comptabilité d’un comité d’entreprise ?

Depuis 2015, les CSE se doivent de tenir une comptabilité de leurs comptes selon certaines réglementations communes et normées. Ces règles ressemblent à celles auxquelles sont soumises les entreprises dans leur travail, dans la mesure où elles doivent payer des cotisations sociales et des impôts au regard d’organismes de recouvrement de charges sociales et du fisc.

Quels que soient la taille, les ressources ou le patrimoine du comité d’entreprise, la tenue de ses comptes est obligatoire. Elle dépend de plusieurs facteurs et peut rassembler différents acteurs. Comment s’effectue la gestion des comptes des CSE ? Comment est-elle définie par le Code du travail ? Comment distinguer les attributions économiques des attributions liées aux activités sociales du comité ? Voici tout ce qu’il faut savoir à ce sujet !
Comment bien gérer la comptabilité d’un comité d’entreprise ?

Comptabilité CSE : de quoi s’agit-il ?

Définition

La comptabilité d’un comité d’entreprise permet d’évaluer la situation financière du CSE en fonction de ses recettes et de ses dépenses. Il s’agit d’une évaluation de ses flux financiers.

On qualifie d’exercice comptable la période sur laquelle s’étend l’étude de ces flux. L’exercice comptable correspond donc à la période durant laquelle un CSE tient la comptabilité de ses ressources financières. Il s’étend sur une année et se clôture par un état des comptes du comité : c’est le bilan comptable.

Le bilan comptable doit être réalisé annuellement. Les documents relatifs à cet état des comptes sont transmis à l’employeur : en cas de contrôle de l’URSSAF, la présentation de ces documents est obligatoire.

Les acteurs de la gestion de la comptabilité du CSE

Plusieurs acteurs sont susceptibles d’intervenir pour que les comptes de l’instance représentative du personnel soient gérés de la manière la plus performante et en adéquation avec les réglementations en vigueur.

Parmi eux, le trésorier intervient comme garant des comptes. Il lui incombe d’effectuer plusieurs missions. En effet, le trésorier se doit d’effectuer l’état des comptes annuels de l’instance sociale du personnel. C’est à lui de répartir les dépenses, de s’occuper des remboursements ainsi que de suivre les comptes et les mouvements financiers du comité social de l’entreprise. Le trésorier vérifie et archive également tous les documents comptables relatifs à la gestion des finances.

Les entreprises peuvent également solliciter l’aide d’un expert-comptable. Sans être un élu du CSE, l’expert-comptable est chargé d’intervenir dans les comités sociaux et économiques au moment où leurs comptes annuels sont présentés. C’est à lui d’analyser l’évolution de leurs comptes, leurs déclarations sociales et fiscales, etc. Il redresse et gère la comptabilité des CSE, lui permettant ainsi d’appliquer de la meilleure des manières les réglementations fiscales.

Enfin, le travail d’un commissaire aux comptes est de vérifier que les procédures réglementaires sont correctement appliquées. Il contrôle les comptes du CSE concernant l’année entière et vérifie les comptes de l’instance du personnel. Le commissaire aux comptes veille ainsi sur la fiabilité du fonctionnement de ce groupe social.

Les obligations comptables des comités d’entreprise établies par le Code du travail

Tous les CE et les CSE sont soumis à des obligations comptables communes prévues par le Code du travail ou au Code du commerce. Certains de leurs devoirs sont toutefois relatifs à leur taille : les petits CSE n’ont pas les mêmes impératifs que les comités de taille moyenne ou grande.

La taille d’un comité social est évaluée en fonction des ressources dont il dispose et du nombre d’employés que comporte l’entreprise.

Comment bien gérer la comptabilité d’un comité d’entreprise ?

Les obligations comptables communes

Chaque CSE est soumis aux mêmes devoirs. Il doit notamment effectuer des déclarations fiscales, sociales, ainsi que de délivrer les informations suivantes :

  • l’enregistrement comptable des transactions financières du CSE, renseignées par ordre chronologique ;
  • le bilan comptable relatif aux ressources et aux dettes du CSE ;
  • le compte de résultat, qui rassemble les budgets de fonctionnement et des activités sociales et culturelles du CSE ;
  • l’annexe comptable du CSE, qui rassemble les informations permettant de déchiffrer le bilan comptable et le compte de résultat ;
  • l’inventaire des stocks, qui est effectué annuellement et restitue le patrimoine du CSE ;
  • les informations relatives à la gestion financière du CSE, qui concerne ses activités et transactions bancaires les plus importantes ;
  • le rapport sur les conventions qui sont effectuées entre l’un des membres du CSE et le reste de l’instance ;
  • la passation des comptes, qui s’effectue lors de la réunion du nouveau CSE, entre l’ancien trésorier et les nouveaux élus.

Les obligations comptables d’un petit CSE

On considère qu’un CSE est petit de taille si ses ressources annuelles maximales sont de 153 000 euros.

Sa comptabilité est ultra-simplifiée : de fait, il n’est pas forcé d’être accompagné par un expert-comptable.

Parmi ses devoirs financiers, il se doit de réaliser le suivi de son livre de comptes, qui permet de détailler efficacement ses dépenses, ses recettes, ses attributions économiques ou attributions destinées aux activités sociales et culturelles. Aussi, il est nécessaire de réaliser une synthèse simplifiée chaque année sur ses ressources, son patrimoine, ses actions et ses engagements.

Les obligations comptables d’un comité de taille moyenne

Un CSE est de taille moyenne s’il valide l’un des critères suivants :

  • Disposer de ressources annuelles dont le montant s’élève à 3,1 millions d’euros ;
  • Avoir un bilan total qui s’élève à plus de 1,55 million d’euros ;
  • Appartenir à une entreprise qui regroupe 50 salariés à temps plein minimum.

Il dispose d’une comptabilité simplifiée qui nécessite la sollicitation d’un expert-comptable.

Un comité de taille moyenne est tenu de faire la synthèse annuelle et simplifiée de ses ressources. Il doit également effectuer un bilan comptable et réaliser une annexe comptable. Aussi, la mise en place d’un compte de résultat est obligatoire.

Les obligations comptables d’un grand comité d’entreprise

On considère qu’un comité d’entreprise est de grande taille s’il valide deux des critères suivants :

  • Disposer de ressources annuelles dont le montant s’élève à 3,1 millions d’euros ;
  • Avoir un bilan total qui s’élève à plus de 1,55 million d’euros ;
  • Appartenir à une entreprise qui regroupe 50 salariés à temps plein minimum.

Pour un CSE de grande taille, la sollicitation d’un expert-comptable ainsi que d’un ou de plusieurs commissaires de comptes est nécessaire pour s’assurer de la fiabilité des ressources de l’instance du personnel.

Il est soumis aux obligations comptables suivantes :

  • réaliser un rapport annuel sur ses activités et sa gestion ;
  • effectuer un bilan comptable ;
  • réaliser une annexe comptable ;
  • mettre en place un compte de résultat.
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Les clés d’une gestion comptable efficace

Tout savoir sur le budget de fonctionnement du CSE

Pour que le travail de gestion comptable du comité soit le plus performant possible, il est nécessaire de connaître tous les tenants et les aboutissants du budget du CSE.

L’employeur verse au CSE deux subventions. D’une part, la subvention de fonctionnement, qui ne correspond pas aux activités sociales du comité mais à son fonctionnement interne. Elle concerne les dépenses effectuées pour les membres du groupe social et en rapport avec des attributions économiques du comité. D’autre part, la subvention destinée aux activités sociales et culturelles du comité. Cette subvention peut être obligatoire selon le Code du travail.

Ces ressources sont calculées, utilisées et gérées d’une manière précise et soumises à une réglementation stricte. Renseignez-vous sur le budget du CSE et sur toutes ses subtilités afin d’assurer un bon fonctionnement comptable pour votre groupe.

S’équiper d’outils performants qui simplifient la gestion des comptes

Gérer les finances de l’instance du personnel est une tâche très importante et chronophage. Elle est par ailleurs soumise à diverses réglementations. Pour la réaliser de la plus simple des manières, il est nécessaire d’y intégrer un logiciel de comptabilité pour CSE.

Pour faciliter votre travail au quotidien, CCE vous propose deux logiciels co-construits en collaboration étroite avec les élus de CSE. Le travail de ces outils numériques innovants et intuitifs leur permet de s’adapter à la situation de votre comité en fonction de son budget et de vos connaissances comptables.

Les logiciels simplifiés ou experts vous proposent un gain de temps considérable. Développé en interne par des comités d’entreprise, il vous accompagne dans votre travail au quotidien pour gérer plus facilement les comptes des instances du personnel. Un logiciel de gestion CE et CSE peut également intervenir pour vous aider chaque jour dans votre travail. Cette solution personnalisée vous aide à vous organiser : il gère le budget des activités sociales et culturelles ainsi que ses bénéficiaires et de manière parfaitement sécurisée.

Grâce à ces logiciels, organisez et gérez le budget du CSE de manière simplifiée au quotidien !

Former ses élus

Il est impossible d’improviser le fonctionnement des comptes d’un comité d’entreprise. Pour les gérer de la meilleure manière possible, il est nécessaire que les élus soient formés afin que leur travail réponde aux enjeux, respecte les réglementations fiscales et représente les salariés de l’entreprise de la meilleure façon.

Les formations pour comité d’entreprise proposées par CCE permettent de rassembler tous ces objectifs. Elles préparent les élus à leur nouvelle fonction et les aident à parfaire leurs connaissances durant leur mandat. De plus, ces formations veillent à renforcer les compétences personnelles et professionnelles des salariés dans leur travail. Les nouvelles connaissances qu’ils ont acquises par cette expérience sont ainsi profitables aux autres membres du comité, ainsi qu’aux autres salariés.

Les avantages de ces formations sont nombreux : elles peuvent être réalisées où que vous soyez. Plusieurs sites en France peuvent accueillir les élus pour les former, mais des sessions en ligne sont également possibles. Les programmes des formations sont très différents et permettent aux élus de rassembler plusieurs compétences différentes. En tout, ce sont 27 programmes CSE – SSCT qui sont proposés !

Les élus peuvent ainsi être formés de la meilleure des manières afin de gérer convenablement les comptes de leur comité.

En somme, gérer les dépenses et les recettes d’un comité social n’est pas une mince affaire ! Plusieurs acteurs interviennent pour s’assurer de la fiabilité et de la conformité des activités financières du CSE, en fonction des réglementations en vigueur. Pour que la gestion de la comptabilité soit performante, plusieurs outils et recours sont possibles. Vous pouvez notamment solliciter l’aide de professionnels du CCE pour bénéficier d’un accompagnement dans votre travail afin de gérer vos comptes de la meilleure des manières au sein de votre groupe social.

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